Arti file kepegawaian digital – Arti…

Sebagai sebuah perusahaan, jika Anda memiliki staf, Anda juga wajib segera mencatat berbagai informasi yang diperlukan tentang staf Anda. Data pribadi ini disimpan dalam apa yang disebut file personalia. Sebelumnya, file personel ini sebagian besar disimpan di atas kertas, di lemari penyimpanan fisik. Namun, sekarang dunia di sekitar kita sepenuhnya digital, banyak proses SDM tidak dapat ditinggalkan. Itulah sebabnya kami melihat semakin banyak perusahaan itu beralih ke file personel digital.

Ketika kita berbicara tentang file personalia digital, kita berbicara tentang file personalia yang disimpan secara digital, misalnya di cloud. Hukum privasi (bukti AVG) harus diperhitungkan di sini. Menyimpan file kepegawaian secara digital tidak hanya mudah, tetapi dengan cara ini data ini juga dapat diakses kapan saja dan di mana saja baik untuk Anda sebagai pemberi kerja maupun untuk karyawan Anda. Ucapkan selamat tinggal pada file kertas!

Karena tidak jelas bagi semua orang ‘data yang diperlukan’ mana yang harus dimasukkan dalam arsip kepegawaian, data dan dokumen yang diperlukan dapat dibagi menjadi lima kelompok utama.

Informasi pribadi

Kelompok pertama adalah informasi pribadi dari karyawan. Anda harus memikirkan, antara lain, detail nama dan alamat, data master, dan nomor layanan warga. Anda juga harus menambahkan salinan kartu identitas yang valid, pernyataan perilaku baik (jika ada) dan salinan ijazah ke dalam file.

Kontrak dan persyaratan kerja

Kelompok kedua dalam arsip personel menyangkut semua kontrak dan syarat kerja. Ini termasuk kontrak kerja, buku pegangan personel dan dokumentasi tentang persyaratan kerja yang disepakati (misalnya: skema pensiun, tunjangan perjalanan dan/atau hari libur).

Berfungsi dan berkembang

Pada kelompok ketiga, berfungsi dan berkembang, profil pekerjaan, risalah penilaian dan/atau wawancara kerja dan kursus dan/atau kursus pelatihan yang diambil disertakan.

Cuti sakit

Kelompok keempat cukup jelas: frekuensi cuti sakit juga harus disertakan dalam file. Perhatian: data medis diperbolehkan bukan dimasukkan ke dalam file personalia.

Lain-lain dan detail

Jika ada detail lain yang ingin Anda sertakan dalam file personalia karyawan Anda, itu juga memungkinkan. Pikirkan, misalnya, catatan dari manajer atau korespondensi dengan atau tentang karyawan.

Untuk memastikan bahwa privasi karyawan cukup terlindungi, Peraturan Perlindungan Data Umum (AVG) dan Undang-Undang Implementasi Peraturan Perlindungan Data Umum (UAV) untuk membuat file personel. Kondisi tersebut adalah sebagai berikut, majikan:

  • bertanggung jawab atas kebenaran dan keakuratan data dalam arsip kepegawaian;
  • tidak boleh merekam lebih banyak data dalam arsip personalia daripada yang diperlukan;
  • harus memberi tahu karyawan tentang data apa yang dikumpulkan, untuk tujuan apa, dan atas dasar hukum apa;
  • harus melindungi data pribadi dengan tepat;
  • tidak boleh menyimpan data pribadi lebih lama dari yang diperlukan;
  • harus memberi karyawan kesempatan untuk mengakses dan mungkin memperbaiki, membatasi, atau menghapus data mereka;
  • harus, jika sesuai, menawarkan kesempatan kepada karyawan untuk menggunakan hak mereka atas portabilitas data.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *